Mailler Neden Spam Klasörüne Düşer?

Bireysel veya kurumsal olarak bir çok mail gönderimi ve alımı gerçekleştiriliyor. Fakat mail gönderirken bazen atılan mailler karşı tarafın spam kutusuna takılabiliyor. Maillerinizin, spam olarak alıcının mail kutusuna düşmesinin sebepleri olduğu gibi farklı çözüm yöntemleri de aynı şekilde mevcutdur.

Son dönemlerde ciddi bir şekilde spam maillerin arttığı ve gönderilen maillerin spam’a düştüğü yönünde sorular ve şikayetler geliyor bunun üzerine bu makaleyi hazırlamaya karar verdim. 

Spam Mail Nedir?

Spam mail kelime anlamıyla “istenmeyen” manasındadır ve genellikle ticari amaçlı veya belli bir konuda kamuoyu oluşturmak amacıyla gönderilen maillere denmektedir. Yani alıcı e-posta sahibinin rızası dışında gönderilen maillerdir. Spam mailler genellikle; kampanyalar, duyurular, yasal olmayan faaliyet duyuruları, reklamlar, politik propagandalar veya kimlik avı saldırılarından oluşmaktadır.

Sık Kullanılan Spam Türleri Nelerdir?

E-posta spamı, spam gönderenin amacına bağlı olarak pek çok farklı amaçla gelebilmektedir. Bunlardan birkaçını aşağıda sıraladık.

Çekiliş kazananları: Spam gönderenler, bir alıcının bir çekiliş veya ödül kazandığını iddia eden e-postalar gönderir. Ödülü almak için alıcının e-postadaki bir bağlantıya tıklaması gerekir. Bağlantı kötü amaçlıdır ve genellikle kullanıcının kişisel bilgilerini çalmak için kullanılır.

Kötü amaçlı yazılım mesajları: Bazı spam e-postalar, kullanıcıları kişisel bilgilerini ifşa etmeye, para ödemeye veya normalde yapmayacakları bazı işlemleri yapmaya kandırabilen kötü amaçlı yazılımlar içerir. Pazarlama içerikleri: Bu tür spam, istenmeyen veya yasa dışı ürün veya hizmetleri satar.

Dolandırıcılık amaçlı: Belirli bir ücret karşılığında teklifler ya da ödüller içeren e-postalardır.

Antivirüs uyarıları: Bu mesajlar kullanıcıyı bir virüs bulaşması hakkında uyarır ve onu düzeltmek için bir çözüm sunar. Kullanıcı bağlantıya tıklarsa, bilgisayar korsanı sistemlerine erişebilir. E-posta, cihaza kötü amaçlı bir dosya da indirebilir.

Mailler Neden Spam Klasörüne Düşer?

Maillerin direkt olarak spam klasörüne gönderilmesinin birçok nedeni olabilir. Söz konusu nedenlerin başında mailde kullanılan yasaklı kelime ve görseller gelir. Eğer mail, arama motoru tarafından yasaklı kelime, ilaç, yanıcı madde ismi, pornografik görsel gibi içerikler içeriyorsa mailin spama düşme ihtimali yüksektir. Söz konusu spam içeriği gmail spam kutusu içinde görebilirsiniz.

Maillerin spam'a düşme nedenleri aşağıdakilerden biri veya bir kaçı olabilir:

- Gönderilen iletide üyelikten çıkma linki ve imza bilgilerinin bulunmaması

- Gönderilen iletide spam içeren kelimeler bulunması 

- Salt resimden oluşan içerik gönderilmesi

- Flash vb maillerin desteklemediği içerik ve formatın kullanılması

- HTML formatın düzgün yapılmamış olması (Büyük karakter kullanımı, renkli içerik kullanımı)

- Gönderici mailini Gmail veya hotmail gibi ISS maillerinin kullanılması 

- Göndericinin kendi kendine aynı sunucuda bulunan başka bir maile gönderi yapması. (info@abc.com dan ali@abc.com 'a gibi)

- Göndericilerin iletinizi spam olarak işaretlemesi

- Gönderilen maillerde %5 ve üzeri hardbounce dediğimiz çalışmayan hatalı maillerin bulunması

- Spam tuzak (spamtrap) maillere gönderi yapılması

- Gönderici olarak kullanılan POP3 mail adresinin gönderim yapan sunucunun SPF kaydı bulunmaması (özellikle gmail ve hotmail grubu mail adreslerine gönderim yapılıyorsa)

İşletmelerin faaliyetleri ile ilgili kampanya, fırsat ya da tanıtım maksadıyla gönderdikleri maillerin spama düşmesini engellemek için spam mail engelleme yöntemlerini uygulamaları gerekir. Alınacak tedbirler neticesinde e-ticaret faaliyetleri için çok önemli olan maillerin kolaylıkla kullanıcılara ulaştırıldığını görebilirsiniz.

Maillerin Spam Klasörüne Düşmemesi İçin Önerilenler :

Birden çok kişiye aynı anda tanıtım maili göndermeyin: Kurumsal firmaların domainlerinin önce spam listesine daha sonra ise kara listeye alınmalarında ki en önemli sebeplerin başında pazarlama veya satış departmanı tarafından tanıtım maillerinin birden fazla kullanıcıya aynı anda gönderilmesidir. Kontrolsüz gönderilen tanıtım mailleri genelde spam olarak algılanmaktadır. Bu sebeple profesyonel ihtiyaçlarınız için profesyonel mail bülten sistemlerini tercih edin. 2021 yılı itibarı ile Türkiye Cumhuriyetinde ileti yönetim sistemine geçmiş olduğundan tüm kurumsal firmalar markaları ile bu sisteme dahil olmalı ve sistemin izin verdiği kriterlere göre iletilerini göndermelidir.

Mail eklerini düşük tutun, yasaklı ekleri göndermeyin: Gönderdiğiniz mail eklerindeki dosyalar 800kb’lık boyutları sürekli geçmesi spam mailler algılanmanıza sebep olabilir. 800kb ve üstü ekli mail gönderimlerinizi karşı tarafa ulaştırmak için web siteniz üzerinden download linki verebilirsiniz. Büyük dosyalarınızı WeTransfer vb. güvenilir dosya paylaşım hizmeti veren firmalar ile göndermeyi tercih edebilirsiniz.

Zip, Rar gibi dosyalar SPAM üreten kişiler tarafından da kullanıldığı için zorunlu olmadıkça tercih etmeyin. Bu dosyalar günümüzde içeriklerinde zararlı yazılım barındırarak kullanıcıların bilgisayarını ele geçirmek için yaygınca kullanılmaktadır. Kurumsal firmaların bir diğer tercih ettiği format ise Word/Excel dosyalarıdır. Bu dosyalarda Makro yazılım ihtimali olduğu için bir çok spam filtresi için tehdit olarak algılanır. Gönderdiğiniz PDF dosya boyutlarına mutlaka dikkat edin.

Mail imzanıza dikkat edin: Mail imzanızda kullandığınız logo, bilgi gibi imajlar 30-40 kb geçmemeli ve SSL sertifikası olan domain sunucunuz üzerinden yüklenmelidir. Ek olarak yüklediğiniz dosyalar boyutları ufak olduğundan potansiyel zarar verici script olarak algılanabilir. Buda maillerinizin spama filtresine takılmasına olanak verir.

Email listeleri satın almayın: Mail adres listeleri satın almak iyi bir fikir değildir. Genelde bu listeler güncellenmez ve sizi kolayca spam ve blacklist listelerine sokar. Kendi arşiviniz en önemli hazinenizdir. Başka yerlere itibar etmeyin. Aynı şekilde web sitelerini dolaşarak elde ettiğiniz maillerde yine size spam olarak dönebilir. Genelde güncel olmayan bu mail adresleri firmalara hard bounce, soft bounce problemi yaşatmakta ve kolayca spam filtrelerine sokmaktadır.

E-Mailleriniz basit içerikli olsun: Mail içeriklerinizde kullanıcılarınızı eklemek için javascript, flash, gif benzeri web öğeleri kullanmayın. Video eklemeyin. Mail içerisine form, button gibi web sitesi öğeleri eklemeyin. Bir çok spam filtresi bu tarz mailleri kabul etmeyecektir.

Email içeriklerinde kullandığınız kelimelerinde spam skoru için bir değeri vardır. Mail içeriğinde sıklıkla “viagra, Crypto” gibi spamcıların sıklıkla kullandığı kelimelerin kullanımı, tüm içeriğin büyük harfler ile yazılması “BUNU HİÇ BEĞENMEDİM!!!”, spam olarak algılanma riskinizi arttırabilir.

Adanmış IP ile mail gönderin: Maillerinizin sürekli spama düşme problemi devam ediyorsa, sadece size özel adanmış temiz IP adresi kiralayarak mail gönderimi yapabilirsiniz. Adanmış IP adresi hizmeti ile mail gönderim kontrolü tamamen sizde olur.

Maillerinizin Spama Düşmesini Engellemek İçin Neler Yapılmalı?

İşletmelerin faaliyetleri ile ilgili kampanya, fırsat ya da tanıtım maksadıyla gönderdikleri maillerin spama düşmesini engellemek için spam mail engelleme yöntemlerini uygulamaları gerekir. Alınacak tedbirler neticesinde e-ticaret faaliyetleri için çok önemli olan maillerin kolaylıkla kullanıcılara ulaştırıldığını görebilirsiniz.

Mail İçeriği Optimizasyonu: Mail içeriği optimizasyonu kullanıcılara gönderdiğiniz maillerin gmail gereksiz kutusu ya da spam klasörüne gönderilmesini engelleyecektir. Bu kapsamda yapılması gereken, gönderilen içeriğin SEO uyumlu, özgün bir mail olmasıdır. Yapılan optimizasyon faaliyetinde içerik ajanslarından da destek alınabilir.

Mail Gönderim Sıklığı: Çok sık mail gönderimi de maillerin direkt olarak spam klasörüne gönderilmesi sonucunu doğurabilir. Spam mail engelleme yöntemlerini uygulamak için ölçülü oranda mail gönderimi yapılmalıdır.

Spam Filtresi ile Test Yapın: Kullanıcılara gönderilecek mailler spam filtresinden geçirilerek kullanıcılarda spam olarak algılanıp algılanmayacağı belirlenebilir. Böylece mail gönderilmeden önce sonuçları ile ilgili gerekli değerlendirme yapmış olursunuz. Bu sayede maillerin spam kutusuna gelen mesajlar kısmında yer almasını engellemiş olursunuz.

Blacklist İçerisinde misiniz Kontrol Edin: Dijital platformlarda Google tarafından belirlenmiş blacklist ve whitelist kavramları vardır. Blacklist, adından da anlaşılacağı üzere kara liste demektir. Kara liste olarak sınıflandırılan web sitelerinden gelen mailler de spam olarak algılanır. Ayrıca söz konusu listede yer alan sitelerin Facebook üzerinden gönderdikleri mesajlar da Facebook spam kutusu klasörüne gönderilir. Mail ya da mesaj sahiplerinin bu alanda yaygın olarak yaptıkları şikâyet “Facebook mesajlar diğer kutusuna gidiyor” olabilir. Bu da bir spam türüdür. Diğer kutusu Facebook bölümünde mesajların yer almasını istemiyorsanız kesinlikle blacklist kontrolünü yapmalısınız.

Kullanıcıya Toplu Mail Listesinden Çıkış Linkini Sunun: Kullanıcıya mail listesinden çıkarılma inisiyatifinin mutlaka tanınması gerekir. Kullanıcıya bu seçenek sunulmazsa belli bir süre sonra mailler spam olarak algılanabilir ya da kullanıcı maillerinizi spam bildirebilir.

Maillerinizde Link Yönlendirmesine Dikkat Edin: Maillerinizde kullandığınız link yönlendirmelerinin sistem tarafından spam algılanmaya sebep olan siteler olmamasına dikkat edin. Bu anlamda linklerinizi belirlerken seçici olmanızda fayda vardır.

SPF, DKIM ve DMARC Kaydı : SPF kaydı, mailin gönderildiği IP adresinin Google sistemine kaydedilerek güvenli bir platform olduğunun tescillenmesidir. DKIM kaydı ise işletmenin gönderdiği maillerde elektronik imzasının bulunmasıdır. Bu sayede kullanıcının DNS kaydında bu imzanın public key ile çözülmesi mümkündür. DMARK kaydı ise Google, Yahoo ya da Microsoft gibi platformların web sitesine güvenli etiketi vermesi işlemidir. Bu da maillerin spama düşmesini engelleyecektir.

Bu makaledeki yönergeler, e-posta iletilerinin gönderilen kullanıcılara sorunsuz teslim edilmesine yardımcı olur. Makaledeki öneriler, iletilerinizi engelleme veya spam olarak işaretleme olasılığını azaltır.